スポンサーリンク

残業・休日出勤は当たり前ではありません!【残業を少なくするアイデア 11選】

本から学んだこと

こんにちは、すずごん(@suzugon_blog)です。

働き方改革が進む中、みなさんは相変わらず残業をしていませんか??

上司から「早く帰れ!」とは言われますが、業務量は減ってません。

「周りの人に迷惑をかけたくない」と、サービス残業や休日出勤なんて事にもなっているかもしれません。

何を隠そう、僕もそうです。

「これではいけない」と残業や休日出勤を減らそうと手を伸ばしたのが、

『残業ゼロの人の段取りの基本』という本です。

会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン | 伊庭 正康 |本 | 通販 | Amazon
Amazonで伊庭 正康の会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン。アマゾンならポイント還元本が多数。伊庭 正康作品ほか、お急ぎ便対象商品は当日お届けも可能。また会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホンもアマゾン配送商品なら通常配送無料。

この記事では、効率的に仕事を行い、残業を減らすアイデアがたくさん紹介してありました。

その中から、僕のオススメを厳選して紹介します。

この記事を読むメリット
  • 残業時間休日出勤を減らすための11個のアイデアを知ることができます。
  • 今より早く退勤し、趣味や自己投資に使う時間を確保することができます。

この記事を読んで、みんなで定時退勤を目指しましょう。

すずごん
すずごん

退勤時に外が明るいと、それだけでうれしくなりますよ♪

【残業を少なくする方法 11選】

1.退勤時間を決めてしまう

「仕事が終わったら帰ろう」ではなく、朝仕事を始める前に「○時に帰る!」と決めてしまいます

このことを周りの人に宣言してしまうと、さらに効果的です。

良い仲間なら、仕事の分担など配慮してくれるかもしれません。

それでも仕事が終わらず残業してしまうなら、思い切って就業後の時間に予定を入れてしまいましょう

英会話やスポーツジムのレッスンなどの自己投資でもいいですし、友達との飲み会などリフレッシュのための約束でも構いません。

「絶対に帰らなければいけない環境」を自分でつくるのです。

2.「早めにちょくちょく確認」する

忙しそうに見える上司や仲間に、ちょっとしたことを相談したり報告したりするのは、躊躇われるかもしれません。

しかし、それでも早めにちょくちょく確認・報告する方がよいです

完成間近でチェックをうけて、ダメ出しを受けて、最初からやり直し。

それまでの時間が全て無駄になってしまう。

このような場面は、意外によく起こります。

それを防ぐためにも、こまめに確認をしにいきましょう。

運が良ければ、良いアドバイスをもらえたりするかもしれません。

3.70点の完成度で手放す勇気を持つ

仕事の中には、意外と100点満点でなくても良い仕事が多くあります。

むしろ、100点でないといけない仕事の方が少ないです。

社内向けの会議資料やメールは、たとえ上司宛てであっても、

日時や金額など重要なポイントしておけば、誤字や脱字があっても構いません。

70点までの仕事をするより、70点から100点の仕事にするほうが時間も労力もかかります。

いっそ割り切って、70点の完成度で手放してしまいましょう

4.一人で延々考えるより、先に人に聞いてしまう

仕事で行き詰まったとき、解決方法をGoogleで検索することがあります。

一度の検索で解決できることはいいですが、なかなかいい解決方法が出ずに、気づけば15分も検索している。

こんな状況は、よくあります。

すぐ検索をやめて、先輩や上司に聞いてみましょう。

自分が行き詰まるようなことは、先輩や上司も同じことに行き詰まった経験がある場合が多いです。

具体的な解決方法も教えてくれたり、例えわからなくても「それなら○○さんに聞いてみてよ」と前進するための糸口をくれたりします。

忙しそうにしている先輩や上司の時間を奪うのは気が引けますが、先輩や上司にとっても後輩に頼られるのはうれしかったりします♪

5.「マイ締め切り」を設定する

仕事には、必ず〆切があります。

その〆切の少し前に、「マイ〆切」の日を設定しましょう。

たとえば来週の水曜までの仕事があったなら、月曜に「マイ〆切」を設定します。

どんな仕事にも、トラブルが起こる可能性はあります。

突然のトラブルにも「マイ〆切」を設定してあれば、本当の〆切までの間に落ち着いて対応することができます。

もしトラブルなく仕事がすすんでも、「マイ〆切」の日に提出します。

はやく仕事を終わらせて悪くいう相手はいません。

むしろ、あなたの評価があがります。

6.アポイントメントは、こちらから候補日を出す

仕事をしていると、相手と日程を調整する場面は多くあります。

一人でできる仕事など限られていますから、当然ですね。

日程調整をする際、自分が主導権を握ることが大切です。

いくつか都合のいい候補日を上げて、選んでもらうといいでしょう。

移動時間を減少できたり、仕事の忙しさのピークの日をずらすことができたりと、メリットは山ほどあります。

7.そのタスクをするのに「いくらのコストがかかっているか」をイメージする

あなたは、自分が1時間働くために、会社がいくら払っているか理解していますか??

しっかり把握している人は少ないでしょう。

計算の仕方は

「年収➗実動日数➗時間 ✖︎1.5」

です。「✖︎1.5」の部分は、会社が支払う社会保険等のコストです。

30代の普通の会社員の僕のコストを計算してみると、1時間あたり3500円ほどでした。

あなたがする仕事は、そのコストをかけてでも得られる「見返り」を説明できるでしょうか??

あなたと上司が多数参加する何も決まらない会議は、そのコストをかけるだけの価値があるでしょうか??

厳しい意見になってしまいましたが、こういった感覚で仕事をこなすことが、残業を減らすきっかけになります。

8.所要時間を把握する

「毎朝のメールの返信」「A41枚の社内会議の資料作成」「よく行く営業先での商談」など

一つ一つのタスクに、何分かかっているか、知っていますか??

もちろん、毎回内容も量も違うので、正確にはわかりませんが、「このタスクはだいたい○分でできる」とわかると、

効率のよいスケジュールを組むことができます。

頻繁に行うタスクを、「悲観値」(いくらなんでも、これくらいあればできるだろう、という時間)を設定して、

毎回そのタスクをするたびに記録更新をしていくと、

そのタスクにかかる所要時間を把握できるとともに、スピードも上げることができます。

9.付随作業 ムダ作業を減らす

会社で行うすべての作業は、「主要作業」「付随作業」「ムダ作業」に分かれます。

  • 主要作業・・・価値を産む作業。(新規開拓の営業・販促ポスターの作成・新入社員との面談指導など)
  • 付随作業・・・主要作業をするために必要な作業(営業先までの移動・ポスター用紙の購入・新入社員との日程調整など)
  • ムダ作業・・・まったくムダな作業(上司に却下されたポスター案を作っていた時間・タバコ休憩など)

今、この時間は、この3つの内のどの行動をしているのかを意識しましょう。

その上で、付随作業やムダ作業の時間を減らす工夫をしていくことで、定時退勤に一歩近づきます。

10.資料作成・メールはフォーマットで活用据える

会議資料の作成やメール送信など、定期的に行うものはフォーマット(テンプレート)を利用しましょう

フォーマットを使うと作業時間短縮にもなりますし、誤字脱字等のミスをするリスクも減らせます

フォーマットは自分で作成してもいいですが、できれば先輩たちが使っているものをもらいましょう。

その方が勉強にもなるし、クオリティも高いはずです。

11.会議を短くする

おそらく、どの職場でも多数の(そして長時間の)会議があります。

その会議を短くできれば、時間短縮になりますね。

具体的には次の3つの方法が有効だと思います。

  • 共有・報告の会議はやめる。

情報を共有したり報告したりするための内容なら、資料を作成して一斉にメール送信すれば終わりです。

会議は、何かしらの結論が出るものでないといけません。

  • 参加者を増やさない

参加者が増えると、一言も発さないまま終わる人が出てきます。

会議には予想以上のコスト(人件費)がかかっています。少数精鋭でいきましょう。

  • 「アジェンダ」「タイムテーブル」を明確にする。

会議で何について論じるのかを、最初に明確にしましょう。

そうでないと会議が迷走し、結論がでないなんてことも多々あります。

また会議全体の終了時間、それぞれの議題にかけられる時間も、最初に提示します。

時間が限られていると、活発な意見交換を促すきっかけにもなります。

もちろん会議の持ち方を変更することはあなた一人では決定できないかもしれません。

身近な打ち合わせ的な会議から実践するなど、できることから始めていきましょう。

まとめ〜僕が行動に移すこと〜

『残業ゼロの人の段取りの基本』を読んで、職場は「自分の心地の良い居場所」でなく「仕事をする場所」なんだと考えることが必要なんだと、改めて確認することができました。

最後に、この本を読んで学んだ事のなかで、特に僕が行動に移すことを紹介します。

行動に移すこと
  • 退勤後の時間に予定を入れる。(ジョギング・病院・会食など)
  • 上司に、方向性や進行状況などをこまめに確認・報告する。
  • 先輩や同僚を頼り、悩んだことや行き詰まったことはすぐ相談する。
  • マイ〆切を設定するようにする。
  • アポイントをとるときは、先に候補日をあげる。
  • 会議参加者の人数をできるだけ少なくする。
会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン | 伊庭 正康 |本 | 通販 | Amazon
Amazonで伊庭 正康の会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン。アマゾンならポイント還元本が多数。伊庭 正康作品ほか、お急ぎ便対象商品は当日お届けも可能。また会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホンもアマゾン配送商品なら通常配送無料。

また本記事の他にも、『人生の主導権を取り戻す「早起き」の技術』をもとに「今より早く退勤する技術」を紹介している記事もあります。ぜひご覧ください。

多くの人の意見を比較して、共通点や違いを見つけると、より勉強になります。

すずごん
すずごん

仕事を早く終わらせて、家族と過ごす時間・趣味や自己投資の時間を確保しましょう♪

最後まで、読んでいただきありがとうございました。

コメント

  1. […] […]

タイトルとURLをコピーしました