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【残業時間を減らしたい方へ】IT苦手な方もできる プチIT化のアイデア 5選

本から学んだこと

こんにちは、すずごん(@suzugon_blog)です。

今回の記事は

  • パソコン、仕事で使うけど、どうも苦手。
  • デスクワークの時間を、もっと効率をあげたいな。
  • 1秒でも、はやく仕事を終わらせて帰りたい!

なんて方にオススメの記事です。

今回、参考にしたのは『残業を減らすプチIT化仕事術 元SE女子の事務職奮闘記』という本です

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元SE(システムエンジニア)の女性が、普通の事務職に転職して時に感じた

「こうしたら、もっと効率的なのにな」を紹介した一冊です。

コミックエッセイで読みやすく、さらにKindle Unlimitedで0円(無料)で読めるのもうれしい一冊です。

今回は、この本から学んだ、プチIT化で仕事を効率的にするアイデアの中から、僕のオススメ5つを紹介します。

ぜひ実践して、明るい時間に帰宅できるようにしましょう!

すずごん
すずごん

ITと言っても難しいことは何もなく、誰でも手軽にできるものばかりです!

残業削減 プチIT化のアイデア 5選

辞書登録

よく使う単語は辞書登録をすると、タイピングの回数が大幅に減り、効率的です。

辞書登録とは、よく使う言葉を登録すると

たとえば「よろ」とタイプすると、「よろしくお願いします」と変換されるようになります。

  • 「あり」→「ありがとうございます」
  • 「もう」→「申し訳ありません」

などを登録しておくと便利です。

  • 「すずき」→「鈴木一郎 営業部部長」
  • 「あど」→「GoogleAdSense」
  • 「メール」→「12345@gmail.com」

などを登録していると、時短の他にも、漢字やスペルのタイプミスも減らすことができます。

ショートカットキー

ショートカットキーを使うと時短になることは有名です。

  • 「ctrl + c」コピー
  • 「ctrl + x」切り取り
  • 「ctrl + v」貼り付け

このあたりのショートカットキーは使っている方も多いと思います。

ショートカットの種類は、この他にもまだまだたくさんあります。

全部を覚える必要なありませんが、自分が使って便利そうだなと思えるショートカットキーだけでも、いくつか覚えておくと、今後ずっと使えます。

【参考】僕がよく使うショートカットキー 10選

  • 「ctrl + z」やり直し
  • 「ctrl + p」印刷
  • 「ctrl + s」上書き保存
  • 「ctrl + a」全選択
  • 「ctrl + f」ファイルやフォルダーの検索
  • 「shift + space」半角スペース
  • 「F2」ファイル名の変更
  • 「F4」前の動作の繰り返し
  • 「windows + l」画面のロック
  • 「ctrl + alt + delete」タスクマネージャーの起動

マニュアル作成

繰り返し行う作業(毎日・毎月・毎年)には、マニュアルを作っておきましょう。

僕も「年度切り替えの4月に行うこと」「プリンタの設定の仕方」「社内の決裁ルール」「出張時の旅費請求の手順」など、大小さまざまなマニュアルを作成しています。

「マニュアルをつくる手間がかかる、面倒だ。」

「直接、教えた方が楽」

といった意見もあると思います。

しかし、それでもマニュアルを作るメリットはたくさんあるのです。

  • 手順は、説明する時間がなくなる。

マニュアルを見てわからない場合だけ、教えればいいんです。

4月の最高に忙しいときに、新人に教える時間が格段に減り助かっています。

  • ど忘れをしたときに、自分で見返す。

ふと、やり方を忘れてしまうこともあります。

その時にマニュアルを自分で見返すとすぐに作業を再開することができます。

  • そのまま引き継ぎ資料になる。

急な人事異動時など、あらためて引き継ぎ資料をつくらなくていいのは、ありがたいです。

マニュアルを作るといっても、「写真や図を使った詳細なもの」「見た目のいいもの」を作る必要はありません。

あくまで「社内向け」「自分向け」です

「テキストのみでOK」「することのリストアップだけでOK」です。

その上で、マニュアルを見てもできずに質問が多くあった部分のみ、写真や図を加えて詳細なものにバージョンアップしていきましょう。

おそらく80%ほどのものが、テキストだけで十分に伝わります。

仕事の内容はメールで伝える

同じオフィスにいるひとに、口頭でなくメールでやりとりをする。

こんな職場を聞いて、「なんて冷たい職場なんだ!」と思っていた時もありました。

しかし、メールでのやりとりには、次のようなメリットがあるんです。

  • 「言った!言わない!論争」をなくせる。

これこそ不毛な論争ですよね。しっかり記録に残っています。

  • 数値や日付などのミスが減る

言い間違い・聞き間違いが格段に減ります。

「価格」や「〆切の日」などの数値など、ミスが許されないものは特にメールの方が良いです。

  • メモをとらなくても良い。
  • 相手がその場にいなくても、自分のタイミングで伝えられる。
  • 情報を検索をつかって、すぐ探し出すことができる。

本当に実用的なメリットがたくさんあります。

メールでのやりとりを多用している職場でも、休憩時間などは普通に話したりしているそうです。

デジタルカレンダー

仕事のスケジュール管理に、アナログのスケジュール帳やデジタルのスケジュールアプリを使う方も多いと思います。

スケジュール管理にはデジタルをオススメします。

具体的には

  • Googleカレンダー
  • iPhoneやMacのカレンダーアプリ(標準)
  • 会社が採用しているソフトのカレンダー機能

などがあります。どれも無料で使えます。

デジタルカレンダーを使う上で、オススメの使い方を紹介します。

  • スケジュールは、時間単位で入力

何か予定を入れるとき「終日」と入れるのではなく、できるだけ「○時〜○時 打ち合わせ」など時間単位で登録していきましょう。

意外なすきな時間を見つけられます。

「朝礼」など、毎日行われる予定も、デジタルなら一発で登録できるため、より詳細な時間管理ができます。

  • 予定は、多めに時間をとっておく。

おそらく1時間で終わる資料作成にも、カレンダーには1時間15分くらいで登録しておきます。

するとトラブルがあったときに余裕をもって対応することができます。

上司などにムダな仕事を依頼された時、自分のスケジュールを提示して断ると納得してもらえる、という効果もあります。

  • 先の仕事は、仮登録

かなり先の〆切が設定されている仕事も、その仕事を行う時間を仮で登録します。

そして予定変更がある場合は、空いている時間に移動しましょう。気軽に移動できるのが、デジタルの良さです。

こうすることでカレンダーアプリが、そのままTodoリストにもなります。

番外編 定時キャラ

これは、プチIT化とは関係ありませんが、この本で紹介されていたオススメの「早く退勤する方法」

それは「定時退勤キャラ」になってしまうことです

最初の2週間は、とにかく定時で帰ってしまいます。

仕事があるのに定時で帰ってしまうことに心苦しいとは思いますが、そこはガマン。

定時で帰ることは「当たり前のこと」なので大丈夫です。

すると見事「定時退勤キャラ」になることができます。

「あの人は定時で帰るから、この仕事は他の人に頼もう」

「定時5分前に仕事を依頼するのは、やめておこう」

と、周りの人がムリな仕事を少なくする配慮をしてくれるようになります。

こういった「定時退勤キャラ」は、今の仕事にもたくさんいるので、すぐ実行できそうです。

まとめ

最後に、『残業を減らすプチIT化仕事術 元SE女子の事務職奮闘記』を読んで、僕が実際に行動に移すことを紹介します。

行動に移すこと
  • 辞書登録をする単語を増やしていく。
  • 実際に使えるショートカットキーを、あと3種類覚える。
  • 身近なことから、テキストでマニュアル作成。
  • 価格や〆切のある仕事は、メールで依頼する。
  • iPhoneのカレンダーは、時間単位でスケジュール登録。
  • 1週間、定時で帰ってみる。
すずごん
すずごん

できそうなことを1つでも実践していただけたら、うれしいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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コメント

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